Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Затверджено
рішенням зборів суддів
Крюківського районного суду м.Кременчука
Полтавської області
№ 2 від 17 лютого 2020 року
Засади використання автоматизованої системи документообігу Крюківського районного суду м.Кременчука Полтавської області
1.1 Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 (далі – Положення) зі змінами та доповненнями, Інструкцією з діловодства у місцевих та апеляційних судах України, затвердженою наказом ДСА України № 814від 20.08.2019 року (далі – Інструкція), відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.
1.2 Збори суддів Крюківського районного суду м.Кременчука мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування АСДС.
1.3 За результатами розгляду питань, визначених абзацом 1 цього підпункту, рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання автоматизованої системи документообігу суду і вносяться до автоматизованої системи документообігу суду.
1.4 У разі внесення змін до Засад збори суддів Крюківського районного суду м.Кременчука новим рішенням затверджують Засади у новій редакції .
1.5 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду оприлюднюються на веб-порталі судової влади України.
2.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу Крюківського районного суду м.Кременчука Полтавської області (далі - Засади) визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду, яка забезпечує:
2.2 Для функціонування автоматизованої системи документообігу суду працівники апарату суду відповідно до своїх функціональних обов’язків забезпечують:
3.1 Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи документообігу суду, надання та позбавлення прав доступу до неї в Крюківському районному суді м.Кременчука визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
3.2 Налаштування автоматизованого робочого місця користувача у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.
3.2.1 Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду, надання та позбавлення прав доступу до неї вносяться до АСДС не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
3.3 Користувачі АСДС відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи документообігу суду передбачену Засадами інформацію.
3.4 Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами АСДС здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис». Відмова користувача автоматизованої системи документообігу суду, уповноваженого на використання електронного цифрового підпису, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.
3.5 Користувачі автоматизованої системи документообігу суду зобов’язані виконувати вимоги зазначені в Засадах використання АСДС та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
3.6 Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи документообігу суду несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор Крюківського районного суду м.Кременчука Полтавської області.
3.7 Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду тягне відповідальність, встановлену законом.
4.1 Вхідна кореспонденція, у тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату Крюківського районного суду м.Кременчука відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється а автоматизованій системі документообігу суду в день її надходження.
4.2.1 У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється автоматизованій системі документообігу суду в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
4.2.2 Клопотання органів досудового розслідування у вихідні, святкові та неробочі дні приймаються та реєструються відповідальним працівником апарату суду відповідно до графіку чергування працівників апарату суду, затвердженого наказом керівника апарату суду.
4.3 На кожний вхідний, у тому числі процесуальний документ, в АСДС створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначається відповідною Інструкцією з діловодства.
4.3.1 До реєстраційної картки може додаватись копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла.
4.4 Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у поточному році та року реєстрації, формуються АСДС автоматично.
4.5 Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі, у разі повторного надходження судової справи після належного її оформлення, та який обов’язково повинен вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
4.5.1 Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код Крюківського районного суду м.Кременчука Полтавської області (537)/номер судової справи за порядком у поточному році/рік реєстрації (дві цифри).
4.6 Автоматизованою системою документообігу суду автоматично формується номер провадження, який містить індекс судової справи, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році (залежно від виду провадження), рік реєстрації.
4.7 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи документообігу суду працівником апарату суду, відповідальним за автоматизований розподіл справ.
4.8 У разі надходження судової справи перед закінченням робочого часу, здійснюється її невідкладна реєстрація у розділі вхідної кореспонденції та може здійснюватись заведення ОСК на справу та автоматизований розподіл такої справи після закінчення робочого часу.
4.9 Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами справи , виправлення технічних помилок , описок тощо.
4.10 Якщо після передачі справи з канцелярії суду до судді виявилось, що при її реєстрації канцелярією суду допущена помилка у визначенні виду провадження, категорії справи – помічник судді, не пізніше наступного робочого дня, складає службову (доповідну) записку та разом із матеріалами справи передає керівнику апарату суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.
4.11 У випадку, коли допущену помилку по справі щодо визначення виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності тощо, було виявлено користувачем автоматизованої системи (працівник апарату суду, якому надано наказом керівника апарату суду право доступу виконувати функціональні обов’язки щодо внесення відповідної інформації до автоматизованої системи), він, невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, складає службову (доповідну) записку із зазначенням причини допущеної помилки та разом із матеріалами справи передає керівнику апарату суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.
4.12 Вихідний номер документа, що підлягає направленню, автоматично формується АСДС таким чином:
у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком та через дріб поточного року;
у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали із зазначенням через дріб номера за порядком в межах кожної номенклатурної справи і через дріб поточного року.
5.1 У суді може застосовуватись:
автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;
пакетний авто розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
повторний автоматизований розподіл судових справ.
5.2 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
за два місяці до закінчення повноважень судді;
за чотирнадцять днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів;
за три дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
у період відпустки судді;
за один день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя України тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з дня прийняття рішення про призначення;
в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ;
у разі перебування судді (колегії суддів) у нарадчій кімнаті більше одного робочого дня, такий суддя не бере участі у автоматизованому розподілі справ.
5.3 Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді -доповідачу) передаються:
5.3.1 При цьому справи і матеріали, які відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду підлягають передачі раніше визначеному судді, незважаючи на його перебування в нарадчій кімнаті.
5.3.2 Про те, що суддя перебуває в нарадчій кімнаті помічник судді подає доповідну записку керівнику апарату суду для внесення відповідних відомостей до електронного табелю автоматизованої системи документообігу суду.
5.3.3 Під час виборчого процесу інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів, якщо перебування судді в нарадчій кімнаті триває більше 2 годин.
5.4 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, коли згідно Положення та цих Засад відповідні матеріали передаються раніше визначеному головуючому судді (судді-доповідачу), такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.
6.1 Збори суддів Крюківського районного суду м.Кременчука мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.
6.2 Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.
6.3 В суді відповідно до ч. 5 ст. 21 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.
6.3.1 Слідчі судді у Крюківському районному суді м.Кременчука Полтавської області обираються зборами суддів строком на один рік.
6.4 В суді відповідно до кримінально-процесуального законодавства діє спеціалізація із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх.
6.4.1 Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх у Крюківському районному суді м.Кременчука Полтавської області, обираються зборами суддів строком на три роки.
6.5 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
6.6 Збори суддів Крюківського районного суду м.Кременчука Полтавської області мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних зі здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.
6.7 Збори суддів мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються до провадження конкретного судді судові справи.
6.8 Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду справи, який передбачено відповідним процесуальним законодавством.
7.1 Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі, спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованої систем документообігу суду визначається також запасний суддя і слідчий суддя.
7.2 Відмова судді від розподіленої в установленому порядку до його провадження судової справи не допускається.
7.3 Автоматизований розподіл судових справ в Крюківському районному суді м.Кременчука здійснюється між усіма суддями з урахуванням спеціалізації.
7.4 Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які на момент автоматизованого розподілу судових справ мають повноваження для здійснення процесуальних дій.
7.4 Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судової справи АСДС визначається головуючий суддя із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації, після визначення головуючого судді АСДС визначається склад колегії суддів згідно з вимогами Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
7.5 У разі, коли обвинувачений у вчиненні злочину, за який передбачено покарання у виді довічного позбавлення волі, заявлено клопотання про розгляд справи відносно нього судом присяжних, автоматизованою системою визначається до складу такого суду два професійних судді шляхом включення до списку суддів головуючого судді та одного із суддів зі складу колегії.
7.6 У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тривала тимчасова непрацездатність, закінчення повноважень судді, звільнення з роботи, відпустка по догляду за дитиною до досягнення трьох років, відсторонення від здійснення правосуддя), заміна відсутнього судді здійснюється шляхом повторного автоматичного розподілу на підставі розпорядження керівника апарату.
7.7 У разі, коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення та Засад.
7.8 Розподіл клопотань органів досудового розслідування у вихідні, святкові та неробочі дні здійснюється в провадження слідчих суддів відповідно до графіку чергування слідчих суддів, затвердженого наказом голови суду.
7.9 При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.
7.10 Не підлягають автоматизованому розподілу зустрічний позов та позови третіх осіб із самостійними вимогами щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду першої інстанції, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо їх спільного розгляду.
7.11 У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким прийнято рішення про роз’єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.
7.11.1 При роз’єднанні (виділенні) судових справ АСДС автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких справ.
7.12 У випадку приводу до суду підозрюваної особи, затриманої на виконання ухвали слідчого судді про привід з метою розгляду клопотання про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, на момент тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тимчасова непрацездатність, відрядження, тощо) строком, що перевищує 72 години з моменту фактичного затримання підозрюваної особи, за доповідною запискою секретаря судових засідань або помічника судді на підставі розпорядження керівника апарату, здійснюється повторний авторозподіл судової справи з індексом «1-кс».
7.13 У випадку, коли судова справа, яка має бути розглянута судом протягом 24 годин, з поважних причин в зазначений термін не розглянута, а розгляд справи раніше визначеним суддею наступного дня не можливий (відпустка, лікарняний, нарадча кімната, відрядження, навчання судді, тощо), за доповідною запискою секретаря судових засідань або помічника відповідного судді на підставі розпорядження керівника апарату, здійснюється повторний авторозподіл такої судової справи.
7.14 У випадку тимчасової неможливості здійснювати правосуддя в зв'язку із тимчасовою непрацездатністю судді через перебування на лікарняному, кримінальні справи та провадження, за якими стосовно обвинувачених обрано запобіжні заходи (у вигляді тримання під вартою), термін дії яких спливає під час відсутності судді, за доповідною запискою секретаря судових засідань або помічника відповідного судді, за розпорядженням керівника апарату суду здійснюється повторний авторозподіл справи.
7.15 У разі припинення повноважень слідчого судді або судді, уповноваженого здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, справи з індексом «1-кс» (клопотання слідчих, скарг, заяв під час досудового розслідування) та кримінальні провадження щодо неповнолітніх на підставі розпорядження керівника апарату суду підлягають повторному автоматизованому розподілу відповідно до спеціалізації суддів з дня прийняття рішення зборами суддів або із дати припинення повноважень, вказаної у рішенні зборів суддів.
7.16 У випадку, якщо після автоматизованого визначення присяжних для розподілу конкретної судової справи, секретарем судового засідання або помічником судді подано доповідну записку про неможливість явки присяжного в судове засідання чи неможливості повідомлення присяжного про час та місце судового засідання (у разі термінового судового розгляду), проводиться повторний автоматизований розподіл справи для визначення присяжних на підставі розпорядження керівника апарату суду.
8.1 У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.
8.2 Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою апарату суду відповідно до її функціональних обов’язків.
8.3 У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:
- у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;
- у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.
9.1 На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.
9.2 Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".
9.3 Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).
9.4 На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:
9.4.1 Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.
10.1 Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді, створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).
10.2 Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.
11.1 Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
11.2 Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою документообігу суду в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.
12.1 Ці засади набирають чинності з дня їх затвердження зборами суддів Крюківського районного суду м.Кременчука Полтавської області
_03_03.png)
